REGULAMIN

REGULAMIN ORGANIZACYJNY PODMIOTU DR. GABRIELA CLINIC PL SP. Z O.O.Regulamin został przyjęty dla podmiotu wykonującego działalność kosmetologiczną i usługową działającego pod firmą Dr. Gabriela Clinic PL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Katowicach, ul. Krzyżowa nr 3 lok. 1, 40-111 Katowice, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001179625, której akta rejestrowe są przechowywane przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach VIII Wydział Gospodarczy KRS; REGON: 542102732, NIP: 6343057528 zwanym dalej „Dr. Gabriela Clinic PL”. §11. Niniejszy regulamin organizacyjny, zwany dalej „Regulaminem”, określa organizację i porządek procesu udzielenia świadczeń kosmetologicznych w Podmiocie, jakim jest Dr. Gabriela Clinic PL. 2. Regulamin określa w szczególności: a) cele i zadania Dr. Gabriela Clinic PL, b) strukturę organizacyjną, c) rodzaj działalności oraz zakres świadczeń udzielanych przez Dr. Gabriela Clinic PL, d) miejsca udzielania świadczeń kosmetologicznych, e) organizację i przebieg procesu udzielania świadczeń kosmetologicznych,f) sposób kierowania podmiotem, g) zasady udostępniania dokumentacji kosmetologicznej. §21. Celem Dr. Gabriela Clinic PL jest udzielanie kompleksowych świadczeń z zakresu kosmetologii służących poprawie walorów estetycznych Klientów. 2. Ponadto, do zadań Dr. Gabriela Clinic PL należy w szczególności: a) sprzedaż detaliczna kosmetyków i artykułów toaletowych, b) organizowanie szkoleń i kursów, c) sprzedaż detaliczna suplementów diety. §31. W ramach podmiotu Dr. Gabriela Clinic PL działają następujące komórki organizacyjne: a) wykonujące usługi kosmetologiczne: - 001 - kosmetologia - 002 - światłolecznictwo - 003 - rehabilitacja b) nie udzielające usług kosmetycznych: - komórka administracyjno-gospodarcza.2. Do zadań komórki kosmetologii należy konsultacja kosmetologiczna, zabieg mezoterapii bezigłowej, zabiegi pielęgnacyjne na twarz i ciało. Do zadań komórki światłolecznictwa należy wykonywanie zabiegów 6D Laser® przy użyciu lasera firmy Fotona oraz zabiegów przy użyciu lampy LED. Do zadań komórki rehabilitacja należy wykonywanie zabiegów przy użyciu urządzeń Emtone, Exilis, X-wave, Lymphastim oraz zabiegów manualnych w postaci masaży głębokich, powięziowych, Kobido, drenażu limfatycznego oraz refleksologii stóp. 3. Do zadań komórki administracyjno-gospodarczej należy działalność pomocnicza, związana z funkcjonowaniem Dr. Gabriela Clinic PL. Działem kieruje Prezes Zarządu. 4. Wszystkie komórki organizacyjne oraz osoby w nich zatrudnione współpracują ze sobą w celu zapewnienia sprawnego i efektywnego funkcjonowania Dr. Gabriela Clinic PL. Współdziałanie odbywa się z poszanowaniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa. 5. Szczegółowy zakres czynności pracownika Dr. Gabriela Clinic PL określa umowa o pracę oraz indywidualny zakres czynności pracownika. 6. Szczegółowy zakres czynności współpracownika Dr. Gabriela Clinic PL określa umowa kontraktowa o świadczenie usług. §3a1. Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych Dr. Gabriela Clinic PL – dla realizacji celu, o którym mowa w § 3 – należy w szczególności: a) realizacja zadań i celów określonych w niniejszym regulaminie, b) inicjowanie wszelkich działań, służących skuteczniejszej realizacji zadań,c) opracowywanie wniosków do projektów planu finansowego na dany rok oraz realizacja zadań, wynikających z tego planu, d) opracowywanie sprawozdań z wykonanych zadań, zleconych przez Prezesa Zarządu oraz sprawozdań i informacji wynikających z odrębnych przepisów, e) opracowywanie projektów odpowiedzi na pisma właściwych organów administracji publicznej w zakresie zadań danej komórki organizacyjnej, g) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień między nimi, h) prowadzenie bazy danych, obejmującej sfery działalności, i) udzielanie wyjaśnień służących badaniu przez Prezesa Zarządu zasadności skarg i wniosków odnoszących się do działalności danej komórki organizacyjnej, j) ochrona tajemnicy służbowej, k) przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie gromadzonych informacji, l) wykonywanie innych czynności każdorazowo określonych osobnym zarządzeniem lub poleceniem służbowym Prezesa Zarządu. 2. Szczegółowy sposób wykonywania zadań, o których mowa w ust. 1, określa Prezesa Zarządu w drodze zarządzeń i poleceń służbowych.§4Zakres świadczeń udzielanych przez Dr. Gabriela Clinic PL obejmuje odpłatne usługi kosmetologiczne oraz sprzedaż usług szkoleniowych i produktów.§51. Usługi kosmetologiczne są udzielane w poniższych lokalizacjach:a) Biały Dwór 23, 47-430 Rudy2. Pomieszczenia oraz wyposażenie Dr. Gabriela Clinic PL w sprzęt niezbędny do wykonywania usług kosmetologicznych odpowiadają wymaganiom sanitarnym i standardom określonym w obowiązujących przepisach.§61. Dr. Gabriela Clinic PL udziela usług kosmetologicznych, szkoleniowych oraz sprzedażowych wyłącznie w godzinach pracy miejsca świadczenia usług, tj. w dni robocze od 9.00 do 17.00, a w innych godzinach lub dniach po uprzednim umówieniu się. 2. Usługi kosmetologiczne udzielane są z zachowaniem należytej staranności, zgodnie ze wskazaniami aktualnej wiedzy. 3. Usługi kosmetologiczne udzielane są wyłącznie przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i uprawnienia oraz spełniające wymagania zdrowotne określone w odrębnych przepisach. 4. W Dr. Gabriela Clinic PL usługi są wykonywane przez aktualnie zatrudniony personel, dlatego też rejestracja wizyty lub wykupienie pakietu usług nie gwarantuje, że usługa zostanie wykonana przez konkretną osobę spośród personelu pomocniczego Dr. Gabriela Clinic PL. 5. Ze względu na rodzaj świadczonych usług Dr. Gabriela Clinic PL nie gwarantuje osiągnięcia efektu. Osoba udzielająca świadczenia informuje Klienta o przewidywanym, standardowo osiąganym efekcie wykonywanej usługi, długotrwałości efektów, jak również o możliwości wystąpienia skutków niepożądanych. Klient na każdym etapie procesu wykonywanych zabiegów jest uprawniony do zadawania pytań i skonsultowania swoich wątpliwości z personelem Dr. Gabriela Clinic PL. §7Dr. Gabriela Clinic PL zastrzega sobie prawo do odmowy wykonania usług kosmetologicznych w następujących przypadkach: a) jeżeli stan Klienta wskazuje na spożycie alkoholu, środków odurzających lub innych środków, które mogłyby w ocenie personelu Dr. Gabriela Clinic PL wpłynąćna wystąpienie ewentualnych powikłań w związku z wykonywaną usługą lub uniemożliwić lub utrudnić wykonanie świadczenia; b) jeżeli Klient nie zastosował się do zaleceń personelu Dr Gabriela Clinic PL co do konieczności przygotowania się w określony sposób do wykonania usługi kosmetologicznej; c) jeżeli w ocenie osoby udzielającej świadczeń Klient nie kwalifikuje się do wykonania danego świadczenia, w tym w szczególności ze względów o charakterze medycznym lub zdrowotnym; d) jeżeli Klient nie wyrazi zgody na czynności, których podjęcie jest konieczne do prawidłowego wykonania świadczenia, w tym w szczególności odmówi udzielenia informacji lub nie udzieli niezbędnych informacji koniecznych do prawidłowego wykonania świadczenia, bądź nie wypełni wszystkich stosowanych i wymaganych formularzy w Dr. Gabriela Clinic PL; e) jeżeli Klient nie dokona płatności za świadczenie w sposób zgodny z postanowieniami niniejszego Regulaminu;§8Do obowiązków Klienta należy: a) podjęcie decyzji o poddaniu się określonym zabiegom dopiero po uzyskaniu informacji o proponowanych metodach jego wykonania, przewidywanych efektach i skutkach ubocznych, a także po wyjaśnieniu jego wszelkich wątpliwości w tym zakresie; b) udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące stanu swojego zdrowia, jeśli w opinii osoby udzielającej świadczenia jest to uzasadnione rodzajem wykonywanego zabiegu, któremu ma być poddany Klient; c) przestrzeganie zaleceń osoby wykonującej usługę kosmetologiczną, stawianie się na wizyty kontrolne (o ile zostały zalecone); d) niezwłoczne informowanie Dr. Gabriela Clinic PL o wystąpieniu po zabiegu niepokojących objawów; e) uiszczenie płatności za wykonane świadczenie, f) przestrzeganie następujących zakazów: − zakazu samowolnego korzystania ze sprzętów i aparatury służących do realizacji świadczeń, − zakazu wchodzenia do pomieszczeń, w których realizowane są świadczenia bez zgody personelu Dr. Gabriela Clinic PL, − zakazu wnoszenia i spożywania na terenie placówki Dr Gabriela Clinic PL napojów alkoholowych, środków odurzających, palenia wyrobów tytoniowych, papierosów elektronicznych oraz innych substancji, które mogłyby zagrażać życiu lub zdrowiu Klienta, lub też powodować lub zwiększać ryzyko powikłań zarówno podczas, jak i po zabiegu, − zakazu pozostawiania swoich rzeczy osobistych w miejscach do tego niewyznaczonych; przedmioty wartościowe i pieniądze Klient zobowiązany jestprzechowywać przy sobie, pod rygorem braku odpowiedzialności Dr. Gabriela Clinic PL za rzeczy pozostawione bez nadzoru. Zaleca się pozostawienie wartościowych rzeczy (zegarków, biżuterii, sprzętu elektronicznego) w domu. §91. Rejestracja Klientów odbywa się: a) osobiście (bądź przez członków rodziny lub osoby trzecie), b) telefoniczne, c) za pośrednictwem panelu rezerwacji online, dostępnym na stronie www.drgabrielaclinic.pl, w zakładce „Kontakt”, d) poprzez link wygenerowany z programu IQDental.pl. 2. W przypadku rezerwacji wizyty, bez względu na sposób rejestracji, Klient zobowiązany jest do dokonania w ciągu 48 godzin zadatku w wysokości 200 zł.3. Zadatek należy wpłacić na rachunek bankowy: 08 1050 1214 1000 0090 8542 6782 4. Nieuiszczenie zadatku, o którym mowa w ust. 2, uprawnia Dr. Gabriela Clinic PL do anulowania wizyty. 5. W opisie przelewu należy wpisać: „zadatek rezerwacyjny” oraz określić datę i godzinę planowanej wizyty. 6. W sytuacji gdy Klient: a) nie stawi się na wizytę i nie odwoła jej na co najmniej 72 h przed planowanym terminem, lub b) nie stawi się na wizytę, której termin był już uprzednio przez Klienta dwukrotnie zmieniony, zadatek rezerwacyjny nie jest zwracana. 7. Zadatek rezerwacyjny nie obowiązuje Klientów korzystających z uprzednio wykupionych pakietów usług. W takim przypadku: a) nieodwołanie wizyty na co najmniej 72 h przed planowanym terminem lub c) niestawienie się na wizytę, której termin był już uprzednio przez Klienta dwukrotnie zmieniony, Dr. Gabriela Clinic PL dokonuje bezzwrotnego zmniejszenia salda Klienta o równowartość 20% ceny za zabieg, który miał zostać wykonany na zaplanowanej wizycie. 8. Bezpośrednio przed planowaną wizytą Klient jest zobowiązany potwierdzić swoją tożsamość, okazując dowód osobisty lub inny dokument ze zdjęciem w recepcji miejsca wykonywania usługi.§101. Usługi świadczone w Dr. Gabriela Clinic PL udzielane są odpłatnie. 2. Ceny za udzielane świadczenia kosmetologicznego są określone indywidualnie, w trakcie konsultacji. Cena świadczenia ustalona w trakcie konsultacji jest ważna przez okres 30 dni. Po upływie tego terminu Dr. Gabriela Clinic PL zastrzega sobie prawo zmiany oferty cenowej.3. Wszelkie płatności realizowane są gotówką, kartą płatniczą (kredytową) lub przelewem na wskazany rachunek wraz z ustaleniem terminu płatności. Płatność przelewem uznaje się za dokonaną w dniu zaksięgowania środków na rachunku bankowym Dr. Gabriela Clinic PL. 4. Wszystkie płatności winny być uregulowane przed wykonaniem usługi. Warunkiem skorzystania z usług pakietowych jest opłacenie ceny za cały pakiet, przed wykonaniem pierwszego zabiegu wchodzącego w skład pakietu. 5. Wpłata zadatku jest równoznaczna z rezerwacją wyznaczonego terminu zabiegu. Wstępna rezerwacja terminu zabiegu dokonywana podczas wizyty kwalifikacyjnej ważna jest przez okres 2 dni roboczych następujących po dniu wizyty kwalifikacyjnej. W przypadku braku wpłaty zadatku w tym okresie, termin zabiegu jest anulowany. Płatność pozostałej należności winna być dokonana najpóźniej w dniu zabiegu, przed jego przeprowadzeniem. 6. Zadatek przepada, gdy zabieg nie może odbyć się z przyczyn leżących po stronie Klienta, a w szczególności w przypadku: a) nieprzybycia lub nieodwołania wizyty, chyba że odwołanie wizyty przez Klienta nastąpiło z co najmniej 7 -dniowym wyprzedzeniem; b) niedokonania płatności zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu 7. W przypadku, gdy podczas konsultacji personel Dr. Gabriela Clinic PL nie zakwalifikuje Klienta do zabiegu lub w przypadku choroby bądź zdarzenia losowego, po przedłożeniu stosownego zaświadczenia- uiszczony zadatek jest zaliczany na poczet przeprowadzonej konsultacji kosmetologicznej. W przypadku, gdy podczas konsultacji personel Dr. Gabriela Clinic PL zakwalifikuje Klienta do zabiegu (wybranego przez Klienta, bądź zaproponowanego przez Dr Gabriela Clinic PL i zaakceptowanego przez Klienta)- zadatek jest zaliczany na poczet kosztów wykonywanego zabiegu. 8. Dr. Gabriela Clinic PL zastrzega sobie prawo do egzekwowania nieuregulowanych należności poprzez listowne wezwanie do zapłaty, a w przypadku braku skuteczności tych działań - również na drodze postępowania sądowego i egzekucyjnego. 9. Z zastrzeżeniem innych postanowień niniejszego Regulaminu, warunkiem wykonania przez Dr. Gabriela Clinic PL usługi jest wyrażenie przez Klienta pisemnej zgody na zabieg. Wyrażenie pisemnej zgody wymagane jest przed wykonaniem każdego zabiegu, również w sytuacji gdy Klient przechodzi terapię składającą się z serii zabiegów. Wyrażenie zgody na zabieg jest równoznaczne z akceptacją ceny za jego wykonanie. 10. Usługi kosmetologiczne mogą być udzielane w ramach pakietów. Ceny pakietów są określone w cenniku lub indywidualnie z Klientem. Każdy pakiet jest ważny przez 12 miesięcy od dnia zakupu, chyba że konkretna oferta stanowi inaczej. Rezygnacja z pakietu przed upływem jego ważności nie uprawnia do zwrotu niewykorzystanej kwoty uiszczonej za jego zakup, jednakże za zgodą Dr. Gabriela Clinic PL Klient może zmienić rodzaj zabiegów w pakiecie, pod warunkiem, że w ofercie Dr. Gabriela Clinic PL znajdują się inne świadczenia zgodne z planem wykonywanych usług.11. Dr. Gabriela Clinic PL umożliwia rozłożenie płatności za świadczone usługi na raty. W takim przypadku Klient jest zobowiązany do zawarcia z Dr. Gabriela Clinic PL umowy, której wzór dostępny jest w recepcji Podmiotu. 12. Dr. Gabriela Clinic PL honoruje możliwość opłaty za zabiegi w systemie ratalnym MediRaty. Szczegółowych informacji udziela personel. 13. Produkty kosmetyczne zakupione w Dr. Gabriela Clinic PL nie podlegają zwrotom ani wymianom. §111. Dr. Gabriela Clinic PL kieruje Prezes Zarządu, którzy reprezentują go na zewnątrz. 2. Do obowiązków i uprawnień osób reprezentujących Dr. Gabriela Clinic PL należy w szczególności: a) reprezentowanie Dr Gabriela Clinic PL na zewnątrz; b) prowadzenie bieżących spraw Dr. Gabriela Clinic PL związanych z administrowaniem i organizacją jego pracy; c) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Dr. Gabriela Clinic PL – zgodnie z jego celem, umową spółki oraz kierunkami przyjętymi przez wspólników;d) koordynowanie i nadzorowanie pracy poszczególnych komórek i pracowników w celu osiągnięcia przez Dr. Gabriela Clinic PL, jak najlepszej efektywności i zamierzonych wyników; e) kształtowanie dobrego imienia i pozytywnego wizerunku Dr. Gabriela Clinic PL wśród pracowników oraz Klientów; f) podejmowanie decyzji w sprawach współpracy gospodarczej z innymi podmiotami; g) podejmowanie decyzji w sprawach związanych z nawiązywaniem, zmianą i rozwiązywaniem stosunku pracy; h) kierowanie pracą podległego personelu; i) wydawanie zarządzeń wewnętrznych regulujących bieżącą działalność Dr. Gabriela Clinic PL.§121. Dr. Gabriela Clinic PL prowadzi dokumentację kosmetologiczną.2. Dokumentacja kosmetologiczna prowadzona jest w formie papierowej i elektronicznej. 3. Dokumentacja zawiera: 1. Klauzulę informacyjną dla Klienta (RODO) w tym dane osobowe Klienta (imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, adres, numer telefonu, adres e-mail) 2. Ankietę kosmetologiczną zawierającą: a) stan zdrowia b) stosowane leki/suplementy c) dotychczasowe wykonane zabiegi estetyczne/kosmetologiczne 3. Dokumentację fotograficzną (w tym Zgoda Klienta na wykonanie zdjęć)4. Plan zabiegowy 5. Opis do wizyty 6. Klasyfikacja ICD 7. Zgody Klienta na wykonanie konkretnych zabiegów. 4. Dr. Gabriela Clinic PL może udostępnić dokumentację kosmetologiczną a) Klientowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez Klienta, b) innym podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. 5. Dokumentacja kosmetologiczna jest udostępniana: a) do wglądu, b) przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku, c) przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, d) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, e) na informatycznym nośniku danych. 6. Dokumentacja kosmetologiczna udostępniania jest niezwłocznie. Ze względów organizacyjnych udostępnienie następuje w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia złożenia wniosku. 7. Udostępnienie dokumentacji następuje nieodpłatnie. 8. Klient podpisuje oświadczenie o upoważnieniu osoby bliskiej do uzyskiwania informacji o jego stanie zdrowia i udzielonych świadczeniach ze wskazaniem imienia i nazwiska osoby upoważnionej oraz danych umożliwiających kontakt z tą osobą, albo oświadczenie o braku takiego upoważnienia. Oświadczenie powyższe pozostaje w kartotece Klienta.§131. Klient może składać skargi i wnioski dotyczące działalności Dr. Gabriela Clinic PL. 2. Skargi i wnioski należy składać w formie pisemnej: za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres info@drgabrielaclinic.pl , lub listownie na adres siedziby Dr. Gabriela Clinic PL. 3. W celu rozpoznania skargi (wniosku), zgłoszona przez Klienta skarga (wniosek) powinna zawierać co najmniej: a) dane osoby zgłaszającej skargę (wniosek): imię i nazwisko, adres korespondencyjny, adres poczty elektronicznej lub numer telefonu; b) informację o świadczeniu, którego dotyczy skarga (wniosek): rodzaj świadczenia, termin wykonania; c) przedmiot skargi (wniosku) wraz z dowodami potwierdzającymi okoliczności podniesione w skardze (wniosku), w tym zdjęcia obrazujące stan Klienta po wykonanym zabiegu (jedno zdjęcie wykonane przodem jedno zdjęcie prawego i jedno lewego profilu, wszystkie wykonane w dobrym świetle). d) zdjęcie Klienta zrobione z przodu i 2 profili w dobrym świetle;e) skargi (wnioski) będą rozpatrywane w terminie do 30 dni roboczych od dnia ich wpływu. f) niezależnie od powyższego, Klient zobowiązany jest stawić się w Dr. Gabriela Clinic PL osobiście w terminie wskazanym przez Dr. Gabriela Clinic PL w celu umożliwienia personelowi weryfikacji zgłaszanych przez Klienta zastrzeżeń. 4. Skargi i wnioski (reklamacje) składane przez Klienta są rozpatrywane przez Dr. Gabriela Clinic PL w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia ich wpływu. W przypadku konieczności przeprowadzenia dodatkowych czynności wyjaśniających, termin ten może zostać przedłużony, o czym Klient zostanie powiadomiony pisemnie lub elektronicznie. 5. Dr. Gabriela Clinic PL zastrzega sobie prawo do odmowy uznania skargi (wniosku), w przypadku gdy Klient a) nie przedstawił dowodów świadczących o nienależytym wykonaniu świadczenia, wykonanych (utrwalonych) w czasie umożliwiającym stwierdzenie związku pomiędzy wykonanym świadczeniem a zgłaszanymi przez Klienta zastrzeżeniami, b) nie poddał się konsultacjom, o których mowa w ust. 3 lit. e) powyżej,c) przerwał zaplanowane zabiegi bez podania przyczyny, d) nie zastosował się do zaleceń personelu Dr. Gabriela Clinic PL, e) dokonał korekt udzielonych świadczeń bez porozumienia z Dr. Gabriela Clinic PL, f) zataił informacje mające wpływ na przebieg i efekt świadczenia, g) uległ wypadkowi§141. Każdy Klient korzystający z usług Dr Gabriela Clinic PL zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem i przestrzegania zapisów z niego wynikających. 2. Każdorazowo aktualny i ujednolicony tekst Regulaminu dostępny jest na stronie internetowej www.drgabrielaclinic.pl oraz w Recepcji.